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WORK

언택트 시대 필수품, 협업 툴 6

코로나19로 인해 근무 형태가 비대면으로 변화하며, 리모트 워크를 도와주는 업무 협업 툴을 도입하는 회사가 많아지고 있다. 근무 방식과 업무 형태에 따라 가장 자주 사용하는 6가지 협업 툴을 소개한다.

네이버의 노하우가 담긴 라인웍스
국내 최대 포털 사이트 네이버의 자회사인 웍스모바일의 ‘라인웍스LINE WORKS’. 네이버의 모바일 메신저 ‘라인’, 포털 사이트의 캘린더 및 메일, 클라우드 서비스와 유사하게 만든 포맷 등으로 기존 네이버 이용자라면 별도의 교육 없이도 사용 가능하다. 정보 보호 관리 체계에 대한 국제 표준 인증을 취득해 정보 관리의 안정성과 신뢰성을 바탕으로 넷마블, 대웅제약, SK해운 등 국내 기업을 비롯해 일본에서도 가입률이 높다.



MESSAGE 팀 단위의 커뮤니케이션이 용이한 메시지 기능이 라인웍스의 강점이다. 각 대화방에는 ‘그룹노트’와 ‘그룹폴더’가 있어 채팅에서 이뤄진 회의 내용을 정리하거나 파일을 공유하기 수월하다. 또한 기업 외부 인력과 협업을 할 때 담당자가 라인을 이용한다면 대화방에 초대도 가능하다.

SECURITY 국제 표준 인증을 받은 NBP의 데이터 센터에서 메신저를 관리한다. 관리자는 모바일 앱에서 텍스트 복사나 파일 다운로드 제한, 직원의 사용 기록 체크 등을 할 수 있다. line.worksmobile.com


소통과 일정 관리를 한 번에 스윗
세계 최대 스타트업 커뮤니티인 ‘스타트업 그라인드’에서 주최한 올해 콘퍼런스에서 ‘올해의 성장 스타트업’으로 꼽힌 ‘스윗Swit’. 2017년 미국 캘리포니아에서 시작한 스윗은 소통과 협업을 원활하게 하는 메신저 역할을 넘어 ‘업무 솔루션’을 제안해 실리콘밸리의 ‘유니콘’으로 떠올랐다. ‘최소한의 대화와 최대한의 행동’이란 홈페이지 속 슬로건처럼 근무자가 자신의 업무 시간에 최대한 집중할 수 있는 포맷을 갖춘 것이 특징이다. 올해 하반기에 한국어 서비스를 시작할 예정이다.



TASK 스윗은 채팅 기능을 쓰면서도 업무와 프로젝트별로 세분화된 일정표를 만들 수 있다. ‘Do’, ‘Doing’, ‘Done’ 3가지 카테고리로 이뤄진 일정표에는 현재 진행 중인 프로젝트를 마치 포스트잇을 붙이듯 간단하게 입력할 수 있다. 제목과 컬러로 구분된 각 프로젝트를 클릭하면 이에 포함된 팀원과 구체적인 업무 체크리스트가 뜬다. 업무 과정을 촘촘하게 기록, 관리할 수 있어 한 번에 여러 가지 업무를 동시에 진행하는 이들에게 도움이 된다. 이를 캘린더로 옮겨 관리자에게 업무 진행 상황을 보고할 수 있다. swit.io


프로젝트 특화 플로우
2016년 정식 출시한 마드라스체크의 ‘플로우Flow’는 하나의 앱에서 소통, 일정 관리, 업무 보고가 모두 이뤄질 수 있는 협업 툴을 추구한다. 인스타그램이나 페이스북의 타임라인 형식으로 디자인해, 한눈에 업무를 파악할 수 있도록 한 것이 특징이다. 기업의 보안 수준에 따라 맞춤형 프로그램을 개발해주기도 해, 우리자산그룹이나 DB금융투자 같은 회사에서도 사용 중이다.



PROJECT 플로우 첫 화면의 피드는 팀이 아닌 ‘프로젝트’를 중심으로 뜬다. 각 프로젝트 방에서는 채팅은 물론 업무 체크리스트와 일정, 파일 공유를 한 번에 할 수 있어, 협업 시 함께하는 이들의 업무 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있다. 전체적인 업무 프로세스를 5가지로 나눠 체크할 수 있어 일을 더욱 체계적으로 관리하기 좋다. 외부 인력의 경우 SNS 아이디로도 초대가 가능하다.

CALENDAR 협업 툴의 기본 기능인 채팅과 파일 공유뿐만 아니라, 사용자 스스로 업무 일정 관리를 할 수 있는 도구인 세분화된 캘린더와 업무 체크리스트를 제공한다. 이는 공유도 가능해 관리자에게는 팀원의 성과를 상세히 파악해 인사 평가를 할 수 있는 자료가 된다. flow.team


마이크로소프트 365 기반 MS팀즈
2016년 말 출시한 ‘마이크로소프트 팀즈(이하 ‘MS팀즈’)’는 포춘이 선정한 100대 기업 중 93곳이 사용하는 글로벌 협업 툴이다. 워드, 엑셀, 파워포인트 등 업무를 할 때 가장 많이 이용하는 마이크로소프트 365와 연동해 사용할 수 있어, 직원이 1만 명 넘는 대기업에서 많이 선택했다. 한국어를 포함해 53개 언어를 지원한다. 마이크로소프트의 문서 도구는 직장에서뿐만 아니라 학교에서도 보편적으로 사용하는 만큼, 이번 코로나19로 개학이 미뤄진 교육기관에 무상 지원을 시작했다.



INTERGRATION MS팀즈의 가장 큰 장점은 마이크로소프트 365를 자유롭게 사용할 수 있다는 점이다. 각종 문서 프로그램과 함께 클라우드 프로그램인 ‘원드라이브’, 뉴스 클리핑과 자료 수집에 용이한 ‘원노트’, 일정 관리용 도구 ‘플래너’ 등을 MS팀즈 앱하나에서 사용 가능하다. 또한 팀즈 유료 가입자라면 별도의 요금 없이 쓸 수 있다.

CHAT 53개의 언어를 지원하는 MS팀즈에서는 채팅 창에서 대화를 하는 도중 팝업 메뉴를 띄워 번역 버튼을 누르기만 하면 실시간으로 원하는 언어로 변환해준다. 그 덕분에 해외 기업과도 언어의 장벽 없이 의사소통을 할 수 있다. 화상회의에서는 AI 기능이 참가자의 대화를 자막으로 달아주어, 시끄러운 공간에 있는 참석자나 청각 장애가 있는 이들도 원활하게 소통 할 수 있다. 주변 소음을 차단해주는 기능도 올해 안으로 도입할 예정이다. microsoft.com


업무 맞춤형 메신저 잔디
2014년 개발자 4명으로 시작한 토스랩의 ‘잔디JANDI’는 아시아 대표 협업 툴로 꼽힌다. 대만, 일본, 말레이시아, 아랍에미리트, 베트남 등 다양한 국가의 언어를 지원하는 것은 물론, 이용자에게 설문 조사를 진행해 현지 업무 문화에 맞는 서비스를 꾸준히 업데이트한 덕분이다. 지난 4월 등록 사용자 200만 명을 돌파하며 빠른 성장을 하고 있다. 저장 용량과 이용자 수에 제한이 있는 무료 플랜도 제공해, 본격적인 사용 전 체험이 가능하다.



TOPIC 팀 내에서 여러 가지 프로젝트를 한 번에 진행할 경우 각 주제에 맞는 대화방을 만들 수 있다. 회의에 용이한 채팅 형태와 업무 내용이 눈에 잘 보이도록 정리할 수 있는 게시판 형태 2가지 중 선택 가능하다. 일의 성격이나 방향에 맞춰 설정이 가능한 덕분에 다양한 분야에서 활용할 수 있다. 모든 대화방에서 나눈 대화와 주고받은 파일은 무기한 저장되어, 검색 기능을 통해 필요한 자료를 찾기 좋다. 관리자가 모바일 다운로드와 열람 제한을 설정할 수 있어 보안을 지킬 수도 있다.

INTERGRATION 기존 사내에서 사용하던 그룹 웨어, 전자 결제 시스템을 비롯해 메일, 캘린더, 드라이브 등을 잔디와 연동할 수 있다. 흩어져 있는 기능을 하나의 앱으로 통합해 효율적인 업무가 가능하다. 또한 기업의 특성과 업무 방식에 최적화된 서비스를 제공하기 위해, 담당자가 꾸준히 프로그램을 관리하고 기능을 업데이트 한다. jandi.com


직관적이고 빠른 프로그램 슬랙
업무에 특화된 메신저가 보편화되지 않은 2013년에 출시한 슬랙Slack은 미국의 게임 회사 타이니 스팩Tiny Speck에서 팀 내 소통을 위해 사용하던 프로그램이었다. 2011년부터 사내에서 쓰던 것을 외부에 공개했는데, 실리콘밸리의 스타트업에서 높은 호응을 얻어 정식 론칭하게 되었다. MS팀즈와 함께 세계 시장에서 대표적인 협업 툴로 꼽힌다. 유료 회원에 한해 원하는 기능을 추가할 수 있는 ‘워크 플로우Workflow’를 제공한다.



CHAT 출시했을 때부터 지금까지 슬랙은 IT 기반의 회사나 스타트업에서 많이 사용하는 편이다. 직관적인 인터페이스와 디자인을 갖춰 빠르게 소통할 수 있기 때문이다. 국내 모바일 메신저와 달리 대화 상대를 검색해 채팅방을 만드는 방식이 아닌 ‘멘션’으로 대화 상대를 부를 수 있다. 이렇게 이뤄진 대화는 다시 ‘채널’로 구분해 정리하는데, 이때 채널의 내용은 사용자의 편의에 따라 설정이 가능하다. 외부인은 이메일로초대하면 된다. slack.com

디자인하우스 [LUXURY 2020년 7월호] ⓒdesign.co.kr, ⓒdesignhouse.co.kr 무단 전재 및 재배포 금지